Hai bisogno di risparmiare sui costi e ottimizzare i processi di firma dei documenti? Le firme elettroniche sono la soluzione definitiva, ma è necessario avere familiarità con le diverse tipologie. In questo articolo ci concentreremo sulla firma con OTP; in particolare vedremo che cos’è, quando usarla, in che modo è diversa dalle altre firme e quali vantaggi comporta la sua scelta.
Cos’è una firma elettronica con OTP
Una firma con OTP (One Time Password) implica l’uso di un codice monouso per firmare i documenti. Il codice può essere utilizzato una sola volta. Una volta inviata, una OTP scade automaticamente dopo pochi secondi e dovrai richiederne una nuova.
Il processo di firma con un’OTP è il seguente:
- Il firmatario legge il documento da firmare;
- Il firmatario richiede l’OTP tramite e-mail;
- Il sistema calcola un codice semi-casuale che viene inviato al cellulare del firmatario;
- Il firmatario inserisce il codice e il sistema emette una prova elettronica che dimostra che il documento è stato firmato digitalmente.
Quali vantaggi offre la firma OTP
La firma di documenti con una firma OTP offre i seguenti vantaggi.
Maggiore sicurezza. La sicurezza del processo di firma è fornita da due elementi, vale a dire l’e-mail e il codice monouso. Poiché il codice viene inviato tramite messaggio di testo SMS al cellulare, è meno probabile che si verifichi un furto di identità. Inoltre, il codice è monouso e per un tempo limitato, fornendo ulteriore sicurezza.
Legalità. La firma con OTP collega la firma con il cellulare del firmatario e la firma è a sua volta collegata al contenuto del documento da firmare tramite il calcolo del codice monouso. Pertanto, la firma OTP è del tutto legale e può essere considerata una firma elettronica avanzata in base al Regolamento 910/2014 del Parlamento Europeo (Regolamento eIDAS). Questo regolamento delinea che una firma elettronica avanzata deve soddisfare i seguenti requisiti:
- Deve essere collegata all’ID del firmatario in modo univoco. Per quanto riguarda la firma OTP, il firmatario è titolare di un numero di cellulare;
- Deve consentirne l’identificazione. Il numero di cellulare è personale e appartiene al firmatario;
- Deve essere creata utilizzando dati che il firmatario può utilizzare con fiducia e ha il controllo esclusivo. Per quanto riguarda una firma con OTP, l’accesso alla richiesta di firma inviata all’e-mail del firmatario e il codice numerico, che viene inviato al cellulare del firmatario, sono sotto il controllo della persona che firma;
- Deve essere collegato ai dati nel documento firmato impedendo ogni successiva modifica dello stesso. Le prove generate durante il processo di firma garantiscono che non vi siano modifiche successive alla firma.
Semplicità. Il firmatario non ha bisogno di alcuna conoscenza particolare né installa alcuna applicazione sul suo telefono cellulare, quindi è un sistema di firma molto semplice.
Risparmio di tempo e spese. Il processo di firma OTP è veloce, poiché viene firmato in pochi secondi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, inoltre, questo tipo di firma non ha alcun costo per il firmatario con conseguente risparmio di risorse dato che non è necessario raggiungere la sede della firma (esempio azienda committente del bene o servizio che si sta acquistando) o stampare le pagine da firmare.
Inalterabilità. Il timestamp sul documento firmato garantisce che la firma è stata effettuata in un determinato momento, il codice è stato inviato in un momento specifico e su un cellulare specifico. Tutti questi dati, una volta generati, non possono essere manomessi o cancellati.
Quando si può utilizzare una firma con OTP
La firma OTP può essere utilizzata per documenti che richiedono maggiore sicurezza e velocità nel processo di firma, ad esempio:
- Firma della polizza di assicurazione auto, casa o responsabilità civile;
- Firma per l’affitto di un appartamento;
- Firma di un contratto con una società di telecomunicazioni per il collegamento di una linea telefonica fissa, Internet o mobile;
- Firma di operazioni bancarie, bonifici;
- Firma del contratto con i fornitori;
- Firma dei contratti di lavoro.
Pertanto, la firma OTP può essere utilizzata in molti settori per beneficiare dei vantaggi di cui abbiamo parlato e quindi, la firma elettronica OTP velocizza tutti i processi.
